Trail Systems Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Trail Systems Oy

Yhteystiedot rekisteriä ja tietosuojaa koskevissa asioissa

Marko Klemetti
marko.klemetti@trail.fi

2. Rekisteröidyt

Trail Systems Oy:n nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

  • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella 
  • Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. messuilla kerätty potentiaalilista, lomakkeella kysytty lupa markkinointiin)

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: 

  • asiakassuhteen hoitaminen
  • palveluistamme kertominen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Yhteystiedot

  • nimi
  • yritys
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero


Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista
  • muistiinpanot asiakastapaamisista ja kirjeenvaihdosta

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@trail.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy henkilötietojasi markkinointitarkoitukseen muille yrityksille. Jaamme henkilötietosi vain seuraavissa tilanteissa:

  • Jaamme tietoja kolmansien osapuolten palveluntarjoajille, jotka suorittavat toimintoja puolestamme ja käsittelevät tietoja antamiemme ohjeiden mukaisesti tässä tietosuojakäytännössä määriteltyyn tarkoitukseen.
  • Tuotteiden toimittamiseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa
  • Jaamme tietoja, kun kyseessä on Trail Systems Oy:n suojaaminen ja puolustaminen (mukaan lukien sovellettavien ehtojen täytäntöönpano).
  • Jaamme tietoja viranomaisille, kun laki, asetus, oikeusprosessi tai täytäntöönpanokelpoinen viranomaispäätös niin vaatii.

Käyttämämme kolmannen osapuolen palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.

Voimme myös jakaa aggregoitua tietoa yhteistyökumppaneillemme ja yrityksille eri tarkoituksiin, kuten palveluiden parantamiseen, järjestelmän hallinnointiin, tilastoihin, tutkimukseen ja analyysiin.

8. Käsittelyn kesto

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta. 

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät Trail Systems Oy:n työntekijät. 

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.