RFID-, viivakoodi, NFC- ja QR-kooditunnisteet ovat yleisesti käytössä kalustonhallinnassa

RFID-, viivakoodi, QR-koodi ja NFC -tunnisteiden vertailu

Millä teknologialla sinun kannattaa merkitä kalustosi?

RFID, QR, NFC, viivakoodi… tapoja merkitä ja tunnistaa yrityksen kalustoa on useita. Tarjolla olevista vaihtoehdoista ei välttämättä ole helppoa löytää omaan tarpeeseen sopivaa tunnistustapaa. Jotta valinta olisi edes hieman helpompaa, päätimme julkaista tämän vertailun avuksesi. Toivottavasti se auttaa sinua löytämään sopivimman tavan merkitä yrityksesi kalusto, jotta jatkossa irtaimiston tunnistaminen ja seuranta on helppoa.

 

Kannattaako sinun merkitä yrityksesi laitteet?

Mietitkö vielä, kannattaako sinun merkitä organisaatiosi laitteet ja muu käyttöomaisuus? Jos asia ylipäänsä on mieleesi juolahtanut, on vastaus ‘kyllä’. Mutta käydään läpi muutama tunnusmerkki, joiden täyttyessä kaluston merkitseminen ja seuraaminen on viimeistään kannattaa aloittaa.

Kalusto kannattaa merkitä etenkin, jos

  • kalustoa on kadonnut
  • kalustosi liikkuu paljon
  • kalusto on useiden henkilöiden käytössä
  • kalusto on vaarassa sekoittua muiden kalustoon
  • haluat tunnistaa yksittäisiä laitteita ja haluat niiden elinkaaritiedot saataville helposti
  • haluat seurata kaluston käyttöä tarkemmin
  • haluat luoda mahdollisuuden tehdä laitekohtaisia toimintoja, kuten vikailmoituksia

Jos yksikin näistä tunnusmerkeistä täyttyy, kannattaa laitteet ehdottomasti merkitä tunnistein. Tietenkin tiedonkeruuta ja seurantaa varten tarvitset myös toimivan taustajärjestelmän.

Mutta mikä merkintätapa sopii sinun tarpeisiisi parhaiten? Katsotaanpa tarkemmin neljää yleisintä kaluston merkintätapaa: RFID:tä, NFC:tä, viivakoodeja ja QR-tunnisteita.

 

Mikä on RFID?

RFID – Radio Frequency Identification – on radiotaajuuteen perustuva etätunnistusteknologia. Sen käyttö laitteiden, eläinten ja jopa ihmisten tunnistamisessa on laajentunut voimakkaasti 1980-luvulta lähtien. Olet todennäköisesti käyttänyt RFID-teknologiaa tänäänkin. Siihen perustuvat mm. autojen kauko-ohjainavaimet sekä julkisen liikenteen matkakorttijärjestelmät.

RFID-teknologian etuina voidaan nähdä mahdollisuus lukea tunnisteita metrien (tai jopa satojen metrien) päästä sekä mahdollisuus lukea tunnisteita massana (eli suuren tunnistemäärän lukeminen kerralla). Tämä on mahdollista, sillä lukijalaitteen ei tarvitse suoraan “nähdä” RFID-tunnistetta pystyäkseen lukemaan sen tiedot. Näin ollen tunnisteet voidaan esimerkiksi ommella tekstiileihin sisälle tai sijoittaa muuten esineiden sisään piiloon.

RFID-tunnisteissa on myös muisti, johon voidaan ladata pieniä määriä tietoa. Aktiivisissa tunnisteissa tätä tietoa voidaan myös muuttaa jälkikäteen, mikäli tunniste on RW (read-write) -tyyppiä. Tällä hetkellä muistit ovat tosin sen verran pieniä, että RFID-tunnisteen sisältämä tieto voi koostua käytännössä hyvin rajallisesta määrästä tekstiä. Tunniste toki voidaan ohjata hakemaan tieto myös esimerkiksi pilvessä sijaitsevasta kalustonhallintajärjestelmästä, jolloin esinekohtaista tietoa voidaan tallentaa käytännössä rajattomasti.

RFID-tunnisteiden massaluku on vielä toistaiseksi jokseenkin epäluotettavaa. Kun tunnisteita on useita lähekkäin tai jos tunnisteita ympäröi metalli, ei lukija välttämättä lue kaikkia tunnisteita. Etenkin jos tunnisteet sattuvat olemaan päällekkäin lukijaan nähden, voi taaempi tunniste jäädä lukematta.

 

Passiivinen vs. aktiivinen RFID

Aktiivisia RFID-tunnisteita yleisemmin käytetään passiivisia RFID-tunnisteita. Erot näiden välillä liittyvät hintaan, lukuetäisyyteen sekä tunnisteiden muistiin.

Passiiviset tunnisteet ottavat tiedon lähettämiseen tarvitsemansa sähkövirran lukijalaitteesta. Toisin kuin aktiivisissa tunnisteissa, passiivisilla tunnisteilla ei siis ole omaa virtalähdettä. Niiden sisältämä tieto on yleensä lyhyt merkkijono, kuten sarjanumero.

Yksinkertaisemmasta tekniikasta johtuen passiiviset tunnisteet ovat aktiivisia tunnisteita halvempia. Niiden kantama on yleensä varsin lyhyt, joten käyttö ei juurikaan poikkea viivakoodeista.

Aktiiviset RFID-tunnisteet sisältävät oman virtalähteen, muistin ja lähettimen. Ne ovat passiivisia tunnisteita isompia, joten ne eivät sovellu ihan pienimpiin laitteisiin.  Huomattavasti korkeammasta hinnasta johtuen niitä kannattaa käyttää vain arvokkaan omaisuuden seurannassa.  Monet teollisen internetin sovellukset sekä sisätila- ja geopaikannusratkaisut perustuvat aktiivisiin RFID-tunnisteisiin.

 

RFID-tunnisteiden edut:

  • Tunnisteiden lukeminen matkan päästä
  • Lukijan ei tarvitse nähdä tunnistetta pystyäkseen lukemaan sen
  • Aktiiviset tunnisteet voivat sisältää muutakin tietoa kuin tunnistekoodin
  • Mahdollisuus lukea useita tunnisteita hyvin nopeasti

RFID-tunnisteiden puutteet:

  • Vaatii tarkoitukseen soveltuvan lukijan – ei voida lukea älypuhelimella
  • Suuren määrän lukeminen ei ole vielä täysin luotettavaa
  • Metallikuori voi haitata signaalin lukemista
  • Toistaiseksi muita tunnisteita kalliimpi

Mitä ovat NFC-tunnisteet?

NFC – Near Field Communication – soveltaa RFID-teknologiaa ja sopii hyvin laitteiden tunnistamiseen ja tiedonsiirtoon lyhyillä etäisyyksillä. Sen tutuimpia sovelluksia on esimerkiksi viimeaikoina yleistynyt lähimaksaminen niin maksukorteilla kuin älypuhelimillakin.

RFID-teknologiaan verrattuna keskeinen tekninen ero NFC:ssä on se, että NFC-laite voi toimia sekä lukijana että tunnisteena yhtäaikaisesti. Kun molemmat laitteet lähettävät tietoja toisilleen, puhutaan aktiivisista NFC-laitteista. Näin esimerkiksi NFC-sirulla varustetulla älypuhelimella voisi maksaa lippuluukulla teatteriliput ja saada liput suoraan puhelimeen lipunmyyjän NFC-laitteesta.

Viestintä voi olla myös yksisuuntaista, jolloin aktiivinen laite lukee passiivisen tunnisteen tietoja. Tällöin aktiivinen NFC-laite on aloitteentekijä, joka luo ympärilleen radiotaajuuden ja vastaa tiedonsiirrosta. Toinen osapuoli on passiivinen kohde, joka aktivoituu havaitessaan aloitteentekijän radiotaajuuden ja lähettää sisältämänsä tiedot aloitteentekijälle. Passiiviset NFC-tunnisteet voidaan tehdä hyvin yksinkertaisiksi, kuten tarroiksi tai korteiksi.

Koska tiedonsiirto kahden NFC-laitteen välillä on hidasta, eikä sovellu hyvin suurten tietomäärien siirtämiseen, voidaan NFC-teknologiaa käyttää nopeampien yhteyksien avaamiseen. Tällöin kaksi NFC-laitetta avaavat välilleen esimerkiksi bluetooth- tai Wi-Fi direct -yhteyden, jotka molemmat mahdollistavat nopean tiedonsiirron.

Ilmainen kalustonhallinnan konsultaatio

 

NFC-tunnisteiden käyttö kalustonhallinnassa

NFC-tunnisteet mahdollistavat yrityksen irtaimiston merkitseminen esineiden seurannan ja tunnistamisen. Aivan kuten RFID-tunnisteet tai viivakoodit tai QR-koodit. Kysymys kuuluukin, löytyykö NFC-teknologiasta sellaisia etuja, joiden takia niitä kannattaisi suosia muiden merkintätapojen kustannuksella?

Yksi selkeä etu on se, että moni älypuhelin toimii aktiivisena NFC-laitteena jatkuvasti. Jos yrityksesi kalusto on merkitty NFC-tunnistein, voi älypuhelimella tunnistaa esineen ilman erillisten sovellusten avaamista tai lukijoiden käyttöä. Viet vain älypuhelimen tunnisteen lähelle, jolloin tunniste voi avata esineen tiedot pilvipohjaisessa kalustonhallintajärjestelmässä. Näin esineen tiedot ovat helposti saatavilla jatkuvasti.

Toinen NFC-teknologian sovellus kaluston käyttöön liittyen liittyy teknologian mahdollistamaan kaksisuuntaiseen viestintään. Sen avulla esineet voisivat myös aktiivisesti viestiä keskenään, kun ne ovat lähekkäin. Näin esimerkiksi työpisteiden käyttöastetta voisi seurata, kun työpöytään kiinnitetty NFC-tunniste tunnistaa lähelle tulleen älypuhelimen tai työntekijän henkilökorttiin lisätyn NFC-tunnisteen.

Kuulostaa tietenkin hienolta. Mutta NFC-tunnisteidenkin mahdollisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen vaatii tuekseen toimivan taustajärjestelmän. Eihän se riitä mihinkään, että älypuhelin kertoo jonkin tietyn esineen tunnistenumeron, eikä mitään muuta!

 

NFC-tunnisteiden edut

  • Voi toimia samaan aikaan sekä lähettimenä että vastaanottimena
  • Monet älypuhelimet voivat lukea NFC-tunnisteita ilman erillisiä lukijalaitteita

NFC-tunnisteiden puutteet

  • Lyhyt kantama, joten NFC-laitteiden täytyy olla lähekkäin
  • Samaa hintaluokkaa RFID:n kanssa

 

Viivakoodit ja QR-koodit

Vaikka RFID- tai NFC-tunnistetta ei tänään ole tullut vastaan, niin viivakoodin olet aivan varmasti nähnyt. Päivittäistavarakaupasta tutut viivakoodit ovat laajentuneet viimevuosikymmeninä muillekin aloille. Yleisimmin käytettyjä lineaarisia viivakoodeja (ne muropaketin kyljestä tutut) kutsutaan 1D -viivakoodeiksi, erotuksena hieman uudemmista kaksiulotteisista 2D -viivakoodeista, joita ovat mm. QR-koodit ja datamatriisit.

Missäpä viivakoodeja ei käytettäisi? Edullisia viivakoodeja kun on todella helppo tulostaa mihin tahansa käyttöön. Siksi ne soveltuvat hyvin väliaikaiseenkin käyttöön kuten lentomatkustajien matkatavaroiden, postipakettien tai kirjattujen kirjeiden seurantaan.

Viivakoodien edullisuus ja tuotannon helppous on itseasiassa hillinnyt muiden vastaavien merkintätapojen, kuten yllä esiteltyjen RFID- tai NFC-tunnisteiden käytön laajenemista. Muiden merkintätapojen edut ovat monessa tapauksessa olleet viivakoodeihin verrattuna riittämättömät, jotta niiden korkeampi hinta olisi perusteltavissa.

Kalustonhallinnassa viivakoodit ovat toimivin tapa merkitä kalusto

1D- ja 2D-viivakoodit

Lineaariset 1D-viivakoodit sisältävät usein vain lyhyen merkkijonon, kuten yksilöllisen tunnisteen. Toki niihinkin saadaan enemmänkin tietoa upotettua. Monet viivakoodistandardit, kuten EAN, voivat sisältää yllättävän paljonkin tietoa. Esimerkiksi  laskujen viivakoodit sisältävät yleensä laskun maksamisen kannalta keskeisiä tietoja, kuten tiedot maksettavasta summasta, tilinumerosta, viitteestä ja eräpäivästä.

Matriisikoodit eli kaksiulotteiset 2D-koodit (mm. QR-koodit, datamatriisit, NexCode, Shotcode, PDF417…) voivat sisältää lineaarista viivakoodia enemmän tietoa. Nimensä mukaisesti ne esittävät tiedon kaksiulotteisessa muodossa, jolloin myös tietoa mahtuu koodiin enemmän. Hyvin usein 2D-viivakoodia käytetään ohjaamaan lukijalaite (kuten älypuhelin) tietylle verkkosivulle.

Irtaimistonhallinnan näkökulmasta yleensä riittää, kun viivakoodi sisältää vain lyhyen merkkijonon. Moderni kalustonhallintaohjelma pystyy tunnistamaan laitteen tämän merkkijonon avulla ja tallentamaan kyseiselle laitteelle paljon enemmän tietoa, kuin mitä pelkkään viivakoodiin ikinä voitaisiin tallentaa.

 

Viivakoodinlukijat

Viivakoodeja luetaan yleensä tarkoitukseen suunnitelluilla lukulaitteilla. Halvimmat lukulaitteet maksavat alle kaksikymmentä euroa ja kalleimmat satasia. Jos käytät viivakoodeja kaluston seurantaan, ei lukijaa valitessa kannata alkaa säästämään. Tiedän tapauksen, jossa halpa viivakoodilukija ylikuumeni ja meinasi polttaa varastollisen arvokasta AV-laitteistoa.

Viivakoodeja ja QR-koodeja pystyy toki lukemaan älypuhelimellakin. Useimpien älypuhelinmallien käyttöjärjestelmissä viivakoodilukija löytyy jo sisäänrakennettuna. Myös monet älypuhelinsovellukset käyttävät puhelimen kameraa viivakoodien lukemiseen.

Lukulaitteen etu älypuhelimeen verrattuna on kuitenkin käytön nopeus. Lukijalaitteella voidaan lukea nopeasti suuri määrä viivakoodeja, kun taas älypuhelimella pääsääntöisesti joudutaan aina avaamaan lukija uudestaan jokaisen lukukerran jälkeen. Pidemmän päälle tämä käy vaivalloiseksi.

Älypuhelin soveltuu kuitenkin erinomaisesti tilanteisiin, jossa halutaan päästä käsiksi laitteen tietoihin nopeasti. Esimerkiksi kehittyneen kalustonhallintajärjestelmän omalla sovelluksella luetaan laitteen viivakoodi,  aukeavat laitteen tiedot sovellukseen näkyville. Tämä on näppärä tapa esimerkiksi tarkistaa, milloin jokin tietty laite on huollettu edellisen kerran tai milloin jonkin laitteen takuuaika on umpeutumassa. Samalla laitteelle voidaan tehdä tiettyjä toimenpiteitä, kuten muokata tietoja tai ilmoittaa vaikka laitteeseen tulleesta viasta.

 

Viivakoodien edut

  • Edullisin vaihtoehto
  • Helppo tehdä itse aina tarpeen mukaan
  • Luettavissa älypuhelimella

Viivakoodien puutteet

  • Lukijan pitää nähdä tunniste, ei voida sijoittaa piiloon
  • Viivakooditarra ei sovi kaikkiin materiaaleihin (esimerkiksi tekstiilit)
  • Useiden koodien lukeminen kerralla ei onnistu

Yhteenveto

Kalustonhallinnassa helpoin, edullisin ja yleisin tapa ovat olleet viivakoodit. Laitteisiin liimattavia viivakooditarroja on helppo tulostaa itse omaan tarpeeseen. Hyvään tarratulostimeen kannattaa panostaa, varsinkin jos merkittävää irtaimistoa on paljon.

Mikään merkintätapa ei kuitenkaan sovi kaikkiin tilanteisiin. Siksi kannattaakin ottaa huomioon, millaista irtaimistoa haluaa merkitä, ja käyttää vaikka useampia erilaisia tapoja. Viivakoodeilla voi hyvin merkitä esimerkiksi kalusteet ja esitystekniset laitteet, mutta vaatteissa RFID-tunnisteet toimivat paremmin.

Irtaimiston merkitseminen ei yksin kuitenkaan riitä. Minkään merkintätavan – viivakoodien, RFID-tunnisteiden, QR-koodien tai NFC-tunnisteiden – ominaisuudet eivät riitä vastaamaan järjestelmällisen irtaimistonhallinnan vaatimuksiin. Niitä kannattaakin käyttää yhdessä kalustonhallintajärjestelmän kanssa. Näin maksimoit merkinnän hyödyt.

Kaluston merkitseminen vaatii alkuun paljon manuaalista työtä. Kannattaa varautua käyttämään kunnolla aikaa. Hyvä puoli asiassa on, että se merkitseminen kirpaisee vain kerran. Kun kerralla inventoit ja merkitset irtaimiston huolella, on jatkossa irtaimistonhallinta helppoa.

 

Haluatko kuulla lisää kalustonhallinnan parhaista käytännöistä