Kaupungin käyttöomaisuudenhallinta

Miten tehostaa kaupungin käyttöomaisuuden hallintaa?

Kaupungin päivittäinen toiminta vaatii paljon erilaista käyttöomaisuutta. On puisto-osaston ruohonleikkureita, liikuntatoimen latukoneita, kulttuuripalveluiden esitystekniikkaa, koulujen kalusteita, videotykkejä, tietokoneita, teatterien lavasteita… Kalustoa kertyy eri toimipisteisiin ja varastoihin eri puolille kuntaa, ja rahaa näissä laitteissa on kiinni valtavasti. Jotta kalustoon käytetyille määrärahoille saadaan vastinetta, pitäisi kaupungin irtainta omaisuutta pystyä käyttämään mahdollisimman tehokkaasti.

Kaupungin käyttöomaisuuden tehokkaan käytön kulmakivi on kalustotiedon läpinäkyvyys. Vain se varmistaa, että kaupunkiorganisaatiolla on mahdollisuus käyttää kalustoa parhaalla mahdollisella tavalla ja hyödyntää kalustoon liittyvä tarkka mittaustieto päätöksenteossa. Tässä blogikirjoituksessa pureudumme tarkemmin siihen, miten kalustotieto saadaan koko kaupunkiorganisaation käyttöön, ja mitä toimenpiteitä tehokas käyttöomaisuudenhallinta vaatii.

 

Vaihe 1: Kaikki kalustotieto talteen joustavaan järjestelmään

Ensimmäinen vaihe kaupungin käyttöomaisuuden hallinnassa on kaiken kalustotiedon yhdistäminen. Tietoa irtaimistosta on varmasti kerätty inventaarioiden yhteydessä, mutta yleensä tämä tieto on tallennettu hajanaisiin exceleihin ja mappeihin. Ongelmaksi muodostuu se, että hajanaiset tiedostot ja paperit eivät kauaa pysy ajan tasalla eivätkä siksi ole kovin luotettavia. Kalustotiedon ajantasaisuuden varmistamiseksi se tuleekin listata sähköiseen järjestelmään, joka mahdollistaa tietojen helpon päivittämisen.

Exceleihin ja paperilistoihin myös liittyy toinen merkittävä puute. Niiden jakaminen kaikille tarvittaville henkilöille järkevästi on mahdotonta. Intranetissä oleva excel-tiedosto on toki monen saatavilla, mutta mitä useammalla on oikeudet exceliä muokata, sen haavoittuvampi se on inhimillisille virheille. Eikä intranetin syövereissä oleva excel tai toimiston kaapissa lojuva mappi ole kovin helposti löydettävissä. 

 

Vaihe 2: Kalustotiedon jakaminen kaikille asianosaisille

Kun kalustotieto on saatu ajan tasalla pysyvään järjestelmään, on kalustoon liittyvä tieto jaettava kaikkien asiaankuuluvien henkilöiden kesken. Käytännössä tämä tarkoittaa siis kaikkia kaupungin työntekijöitä, jotka käyttävät kalustoa tai joilla on tarvetta järjestelmässä olevalle käyttöomaisuudelle.

Kun kaupungin työntekijät näkevät kaiken käytettävissä olevan kaluston, on heillä aiempaa parempi mahdollisuus myös tätä kalustoa käyttää. Näin kaluston käyttöastetta saadaan nostettua. Parhaassa tapauksessa turhia laitevuokria ja -hankintoja voidaan välttää.

Avataan tätä hyvin tavanomaisella esimerkillä: Eräässä kaupungin kulttuuritaloista tarvitaan tulevaan tapahtumaan lisää valonheittimiä. Sen sijaan, että kulttuuritalon käyttöpäällikkö  kuluttaa aikaa soittelemalla muihin taloihin (joissa ei välttämättä heti muisteta, ovatko laitteet saatavilla vai ei…) tai vuokraa valonheittimet ulkopuoliselta, hän avaa kaupungin kalustonhallintajärjestelmän ja etsii sieltä tarvitsemansa valonheittimet. Jos niitä on toisessa tilassa vapaana tapahtuman aikaan, hän varaa nuo heittimet käyttöönsä. Näin säästyy aikaa ja kaluston käyttöaste paranee.

Toki läpinäkyydelläkin on rajansa. Kulttuuripalveluiden palveluksessa olevan käyttöpäällikön ei välttämättä tarvitse nähdä puisto-osaston lehtipuhaltimia. Siksi on tärkeää, että kalustotieto on ryhmitelty kaupungin eri organisaatioiden mukaan, jotta käyttäjillä on käytettävissään vain tarvitsemansa tieto.

Kaupungin johtotasolla kokonaisnäkymä kaupungin omistamaan kalustoon on kuitenkin tarpeen. Budjetointia helpottaa merkittävästi se, että irtaimen käyttöomaisuuden arvon pystyy selvittämään ilman, että pirstaleista tietoa joutuu kokoamaan useista lähteistä. Myös kaluston käyttö-, huolto- ja hankintahistoria auttavat parempien investointipäätösten tekemisessä. Tarkempaan dataan perustuvat päätökset puolestaan tarkoittavat paremmin käytettyjä määrärahoja.

 

Vaihe 3: Huoltojen seuranta osaksi käyttöomaisuudenhallintaa

Suureen osaan kaupungin irtaimistoa liittyy erilaisia huoltoja. Huoltotarpeita muodostuu laitteiden rikkoutumisista sekä määräajoin toistuvista huolloista ja tarkistuksista. Osaan kaupungin kalustosta saattaa liittyä jopa lakisääteisiä tarkistuksia.

Kaupungin kalustonhallinnan tärkeä elementti onkin kaluston huoltojen seuranta. Yksittäiselle laitteelle tehdyt huollot tulisi pystyä tallentamaan laitteen tietoihin, jotta tämä tieto on jatkossa helposti kaikkien asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Moderni käyttöomaisuudenhallintajärjestelmä mahdollistaa irtaimiston merkitsemisen viivakoodi- tai RFID-tunnistein, jolloin laitteen tiedot on helppo avata tällainen tunniste skannaamalla. Yleensä tunnisteen skannaus antaa mahdollisuuden myös tehdä laitteeseen liittyviä vikailmoituksia, jolloin huoltotoimet saadaan nopeasti aloitettua.

 

Vaihe 4: Kulutustavaroiden varastonhallinta

Kun arvokas käyttöomaisuus on saatu kalustonhallintajärjestelmän avulla hallintaan, on aika ottaa myös kaupungissa tarvittavan kulutustavaran varastosaldot haltuun. Kaupungin tiloissa kun kuluu valtavasti esimerkiksi käsipyyhkeitä ja pesuaineita. Varastosaldojen seuraaminen onkin tärkeää, jotta hankinnat osaa ajoittaa oikein. Kulutuksesta myös muodostuu arvokasta dataa, jonka avulla toimintaa voidaan jatkossa tehostaa.

Käytettävän käyttöomaisuudenhallintajärjestelmän tulee olla sellainen, joka mahdollistaa myös kulutustavaran seurannan. Olisi tehotonta käyttää kulutustavaran seurantaan muuta järjestelmää kuin sitä, jonka avulla seurataan myös muuta käyttöomaisuutta. Yksi järjestelmä vähentää tarvetta opetella uusia käytäntöjä ja kokoaa kaiken irtaimistotiedon yhteen paikkaan.

 

Yhteenveto

Kaupunkiorganisaation omistaman käyttöomaisuuden seuranta on vaativaa, mutta tarkka seuranta tuottaa tärkeää mittaustietoa, jonka hyödyntäminen johtaa parempaan päätöksentekoon. Kun päätökset perustuvat dataan arvailun sijaan, saadaan resurssit myös järkevämpään käyttöön. Jotta kaupungissa voidaan hallita käyttöomaisuutta mahdollisimman tehokkaasti, on sitä hallittava monipuolisella käyttöomaisuudenhallintajärjestelmällä, johon voi lisätä tarvittaessa kaiken kaupungin kaluston, kulutustavaran ja henkilökunnan.

Kaupungin tasolla täydellisen käyttöomaisuudenhallinnan implementointi ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä. Se on asteittain etenevä prosessi, jonka vaiheet ovat:

  • Käyttöomaisuuden kokoaminen yhteen järjestelmään
  • Kalustotiedon jakaminen kaikkien asiaankuuluvien kesken
  • Kalustohuoltojen hallinta osana käyttöomaisuudenhallintaa
  • Kulutustavaroiden varastonhallinta

Järkevin tapa onkin edetä siten, että järjestää alkuun yhden kaupungin organisaation käyttöomaisuudenhallinnan kuntoon, kerää kokemuksia, tekee parannuksia prosessiin ja monistaa mallin vasta sitten muualle. Henkilöstön koulutukseen kannattaa myös varata aikaa, sillä käyttöomaisuudenhallinta vaatii yleensä muutoksen työkulttuuriin ja -tapohin.

Jos haluat kuulla lisää käyttöomaisuudenhallinnan parhaista käytännöistä kaupungeissa ja siitä, miten kalusto ja siihen liittyvä tieto saadaan hyötykäyttöön koko kaupungin tasolla, ole yhteydessä. Kerromme mielellämme aiheesta lisää.