Anna Trailin pitää huolta kalustostasi lomasi aikana

Monissa yrityksissä kalusto ei lepää edes kesällä, vaikka sitä hallinnoivat henkilöt lomailisivatkin. Kalustosta on helppoa pitää huolta lomienkin aikana sähköistämällä ja automatisoimalla sen hallintaan liittyviä prosesseja. Toimiva kalustonhallintajärjestelmä luo mielenrauhaa ja vähentää muistamisen tarvetta. Parhaimmillaan se kehittää yhteisvastuuta yhteisön sisällä jakaen vastuuta kalustosta sen käyttäjille. Tällöin kaluston kunnossa pysyminen ja seuraaminen ei enää kasaudu yhden ihmisen harteille ja kalustosta huolehtimisesta tulee yhteinen asia. Tämä auttaa myös silloin, kun yrityksen henkilöstö vaihtuu ja uusia ihmisiä tulee taloon. Yksinkertaisuudessaan digitaalinen kalustonhallintajärjestelmä vähentää työmäärää, säästää aikaa ja pitää kalustonhallinnan ajan tasalla puolestasi.  Trail on kehitetty tekemään kaikkea yllä mainittua. Tässä artikkelissa esittelemme Trailin toimintoja, jotka helpottavat lomailua.

Kalustorekisteri mahdollistaa kaluston löytymisen helposti

 Trailiin luotavassa kalustorekisterissä kalusto on fiksusti järjestetty, mikä mahdollistaa laitteiden löytymisen helposti, mikä helpottaa kaluston löytymistä niiden käyttäjille. Trailissa on mahdollista hakea laitteita kategorioittain, malleittain tai tunnisteita käyttämällä. Tämä helpottaa oikean laiteen löytymistä, mikä puolestaan vapauttaa aikaa ja paikalla olemisen tarvetta kalustoa hallinnoivilta ihmisiltä. Myös oppilaitoksissa, joissa oikeiden laitteiden valitseminen on osa opiskelua ja vaatii ohjaajien apua, saadaan kalusto kuitenkin paremmin esille ja siitä on helpompi muodostaa kokonaiskuva.

Sähköinen varausjärjestelmä tekee varaamisesta läpinäkyvää ja helppoa

 Monissa yrityksissä on tarve mahdollistaa laitteiden varaaminen yhteisön jäsenten käyttöön. Kun laitteita luovutetaan yhteisön jäsenten käyttöön, on tärkeää pystyä seuraamaan kenellä ja kuinka kauan laitteet ovat lainassa. Kun laitteiden varaaminen hoituu sähköisesti yhteisen järjestelmän kautta ja tarvittavilla ihmisillä on järjestelmään pääsy, hoituu laitteiden varaus läpinäkyvästi ja vastuullisesti. Varausjärjestelmässä laitteet ovat helposti esillä, jolloin laitteet löytyvät helposti ja käyttöasteet laitteille muodostuvat niiden kysynnän mukaan, eikä esimerkiksi sen mukaan miten hyvin kalusto on esillä varastossa. Huolellisesti järjestetty kalustorekisteri yhdessä sähköisen varausjärjestelmän kautta vähentävät työnmäärää ja valvonnan tarvetta. Trail muistuttaa myöhästyneistä palautuksista ja kehittää yhteisvastuullisuutta yhteisön sisällä.

Muistutukset määräaikaisista huolloista varmistaa huoltojen ajantasaisuuden

 Yksi tärkeimmistä kalustonhallinnan osa-alueista on määräaikaishuollot ja niiden ajan tasalla pitäminen. Joissain tapauksissa huoltojen ajan tasalla pitäminen on laitteen kunnossa pysymisen lisäksi lain velvoittamaa, jolloin toimivan muistutusjärjestelmän merkitys kasvaa.

Trailin automaattiset huoltomuistutukset pitävät huolta kaluston jatkuvasta kunnossa pysymisestä ja pidentävät laitteiden elinkaarta. Säännölliset huollot ja niistä muistuttaminen vaikuttaa suoraan laitteen käyttöturvallisuuteen ja lakisääteisten huoltojen ajan tasalla pysymiseen. Turvallisuuden jättämiselle muistin varaan ei tänä päivänä ole sijaa ja sen ratkaiseminen on toisaalta niin helppoa, ettei sille ole edes syytä. Trail kokoaa kaluston elinkaaren tiedot yhteen paikkaan ja mahdollistaa myös huoltohistorian tarkastelun helposti.

Vikailmoitukset kertovat milloin laite on käytettävissä ja huolehtii laitteen pääsystä korjattavaksi

 Vaikka laitetta huollettaisiin säännöllisesti saattaa siihen silti ilmaantua vikoja tai se voi rikkoutua. Tällöin on erittäin tärkeää, että tieto vikatilasta saadaan laitteen käyttäjille, eikä laitetta käytetä viallisena. Trailiin kirjatut laitteet on mahdollista varata uudelleen vasta kun laite merkitty korjatuksi ja laitetta on taas turvallista käyttää. Laitteen rikkoutuessa tai vioittuessa on melko tavallista, että tieto viallisuudesta ei saavuta oikeita henkilöitä ja sen huoltoon pääseminen venyy. Pahimmassa tapauksessa se voidaan jopa tulkita kadonneeksi ja sen tilalle hankitaan turhaan uusi laite.

Kun laite merkitään vialliseksi ja sen käyttökelvollisuus palautetaan vasta korjauksen jälkeen, ei viallisen laitteen käyttö pääse aiheuttamaan vaaratilanteita ja se saadaan uudelleen käyttöön mahdollisimman pian. Trailin vikailmoitukset siis parantavat turvallisuutta ja pitää kaluston paremmin paikannettuna.

 

Tutustu  Trailin muihin lomailua helpottaviin ominaisuuksiin ja opi miten voit helpottaa työtäsi digitalisoimalla kalustonhallinnan yrityksessäsi.

Pyydä tarjous ja vietä jo seuraava lomasi rennommissa merkeissä!