Kalustonhallinnan parhaat käytännöt pitävät sisällään kaluston käytön seurannan

Kalustonhallinnan parhaat käytännöt

Edistyneimmät yritykset hallitsevat kalustoaan tarkasti ja hyödyntävät irtaimesta omaisuudesta kerätyn mittaustiedon päätöksenteossaan. Kun kalustonhallinta on osa yrityksen päivittäistä tekemistä, se alkaa tuottaa yritykselle huomattavia hyötyjä. Näiden yritysten investointipäätökset ovat parempia, käyttöaste erinomainen ja hävikki on pientä.

Mikä yhdistää näitä yrityksiä? Meillä on ollut ilo keskustella vuosien saatossa satojen yritysten kanssa kalustonhallinnasta. Näiden kokemusten pohjalta olemme koonneet kalustonhallinnan parhaat käytännöt tähän blogitekstiin, jotta myös sinulla on mahdollisuus tehdä kalustonhallinnasta yrityksesi menestystekijä.

 

Johda ja luo kulttuuria

Arvoa luovan kalustonhallinnan perusta löytyy johtajuudesta. Omaisuuttaan tehokkaasti hallitsevilla yrityksillä on aina nimettynä vähintään yksi henkilö, joka johtaa toimintaa ja jonka vastuulla kalusto viime kädessä on. Suuremmissa organisaatioissa kannattaa jokaiselle osastolle tai yksikölle nimetä myös omat avainhenkilöt, jotka toimivat yhteistyössä koko organisaation kalustonhallinnasta vastaavien henkilöiden kanssa.

Nimetyn henkilön tehtävänä on ensisijaisesti hallinnoida kalustoa. Mutta kalustoaan tehokkaasti hallitsevissa yrityksissä tämä henkilö myös luo yrityskulttuuria, jossa kaikki ovat sitoutuneet kalustonhallinnan tavoitteisiin ja ymmärtävät kalustosta huolehtimisen tärkeyden. Kalustonhallinta nimittäin lisää väkisinkin työmäärää. Ainakin alkuun. Jos henkilöstö ei ymmärrä tämän lisätyön merkitystä ja arvoa, eivät he jaksa sen eteen vaivaakaan nähdä.

Kertokaa siis avoimesti koko organisaatiolle, miksi kalustonhallinta on tärkeää ja miksi siihen jatkossa kiinnitetään huomiota. Listatkaa vaikka euromääräisesti, minkä arvoista kalustonne on, ja kuinka paljon siihen investoidaan vuodessa. Kun ihmiset näkevät summat, he ymmärtävät, että kaikki kalustonhallinnalla säästetyt eurot luovat hyötyä koko organisaatiolle.

Käyttöomaisuuden- tai kalustonhallinta ei siis missään nimessä ole vain talousosaston vastuulla ja sivujuonteena tilinpäätöksessä. Eniten kustannussäästöjä syntyy, kun siihen on sitoutunut koko organisaatio.

 

Investoi moderniin kalustonhallintajärjestemään

Kalustotieto elää jatkuvasti. Yrityksenne hankkii jatkuvasti uutta kalustoa ja vanhaa poistetaan. Tämä tekee kalustotiedon ylläpitämisestä työlästä. Siksi tehokkaaseen digitaaliseen kalustonhallintajärjestelmään investoiminen kannattaa. Moderni järjestelmä pitää tiedon ajan tasalla ja kokoaa kaiken kalustotiedon yhteen, huoltoja ja kaluston käyttöä myöten, jolloin ei tarvita useita erillisiä järjestelmiä.

Valitessasi sopivaa järjestelmää, kiinnitä huomiota seuraaviin vaatimuksiin:

  • Järjestelmän tulee olla mahdollisimman helppokäyttöinen
  • Järjestelmän tulee skaalautua tarpeidesi mukaan
  • Järjestelmän tulee olla muokattavissa juuri sinun tarpeisiisi sopivaksi.

Helppokäyttöisyydellä varmistat, että henkilöstösi jaksaa käyttää järjestelmää. Skaalautuvuus puolestaan auttaa levittämään järjestelmän läpi koko organisaatiosi.  Kalustonhallintamyönteinen yrityskulttuuri ei auta, jos koko henkilöstöllä ei ole kunnollisia työkaluja kalustosta huolehtimiseen. Skaalautuvan järjestelmän etuna on myös se, että voit aloittaa hallinnan vaikkapa yhdestä osastosta, esimerkiksi IT-laitteistosta, ja laajentaa vaiheittain järjestelmää koko organisaation laajuiseksi. Muokattavuudella varmistat, että järjestelmä tuottaa sinun yrityksesi tavoitteiden mukaista tietoa.

Pilvipohjaisten järjestelmien etuna on, että niihin tulee jatkuvasti uusia päivityksiä. Näin niiden ylläpidosta ei aiheudu yrityksellesi ylimääräistä vaivaa. Ne ovat yleensä myös hinnaltaan halvempia kuin omille palvelimille asennettavat järjestelmät.

 

Avaa kalustotieto läpinäkyväksi koko organisaatiolle

Tehokkaasti omaisuuttaan hallitsevissa yrityksissä tieto on koottu yhteen ja on saatavilla läpi organisaation. Näissä yrityksissä tietoa ei hillota kymmenissä exceleissä, paperilapuissa tai sähköposteissa eri puolilla organisaatiota. Kun toimitusjohtaja tarvitsee tiedon vaikkapa tietyn osaston kaluston arvosta, yhtään sähköpostia ei lähde. Hän avaa kalustonhallintajärjestelmän ja löytää tarvitut tiedot muutamalla klikkauksella.

Kun kalustotieto on läpi organisaation saatavilla, saadaan tämä tieto myös tehokkaasti käyttöön, jolloin esimerkiksi investointipäätökset voidaan tehdä aiempaa järkevämmin. Turhilta hankinnoilta ja laitevuokrilta vältytään, kun eri osastot näkevät, mitä kalustoa muilla osastoilla on ja voivat ottaa sitä tarvittaessa käyttöön. Samalla käyttöomaisuuden käyttöastetta saadaan nostettua.

Läpinäkyväksi kalustotiedon teet modernilla kalustonhallintajärjestelmällä, johon kaikilla organisaatiosi avainhenkilöillä on pääsy. Järjestelmää valittaessa kannattaakin kiinnittää huomiota lisenssimalliin. Kalliimmalta vaikuttava järjestelmä voi todellisuudessa olla halvempi, jos se sallii rajattomasti käyttäjiä.

 

Kerromme lisää kalustonhallinnan parhaista käytännlöistä

 

Tee inventaariot huolella

Inventaariot ovat arkipäivää useissa organisaatioissa. Ne vievät aikaa, mutta kannattaa tehdä. Etenkin, jos edellisestä inventaariosta on kulunut aikaa, voi inventaarioon ryhtyminen vaikuttaa painajaismaiselta projektilta. Voit kuitenkin helpottaa tulevien inventaarioiden tekemistä merkitsemällä samalla kaluston kalustonhallintajärjestelmään.

Kaluston säännöllisillä inventaarioilla varmistat, että kaikki kalusto on tallessa ja paikoillaan. Samalla saat poistettua “haamuomaisuutta” (käyttöomaisuutta, jota organisaatiossasi todellisuudessa ei ole, vaikka se järjestelmissä näkyykin) taseesta. Inventaarioiden tekemistä voidaan nopeuttaa esimerkiksi käyttöomaisuuteen kiinnitettävillä viivakoodi- tai RFID-tunnisteilla, sekä nopeilla lukijoilla.

Jos inventaariossa huomaat, että jotain arvokasta puuttuu, olisi erittäin tärkeää pystyä seuraamaan kadonneen laitteen käyttöhistoriaa, jotta katoamishetki voidaan tunnistaa. Ilman kaluston käytön seurantaa katoamisten selvittäminen voi käydä hankalaksi.

 

Jos kalustosi liikkuu, edellytä varausjärjestelmän käyttöä

Kalustonhallintaan suhtautuvat yleensä vakavimmin ne yritykset, joilla kalustoa on paljon ja joissa kalusto myös liikkuu. Näissä yrityksissä kalustonhallinan parhaita käytäntöjä syntyy paljon. Hyvinä esimerkkeinä vaikkapa esittävät taiteet ja oppilaitokset. Eräs näissä organisaatioissa laajalti käytetty käytäntö on kaluston varausjärjestelmän käyttö.

Kalustovaraukset tarkoittavat käytännössä sitä, että henkilöstö tekee tarvitsemastaan kalustosta varauksia yhteisen järjestelmän kautta. Tämä toimii parhaiten etenkin lyhytaikaisissa kalustotarpeissa, kuten tapahtumissa, projekteissa tai vaikka työmailla. Pitkäaikaista käyttöä varten kalustotietoon kannattaa lisätä tiedot haltijasta.

Kalustovarausten ansiosta ongelmatapaukset, kuten laitteiden katoamiset on huomattavasti helpompi selvittää. Varauksista tallentuvat historiatiedot myös auttavat sinua hahmottamaan kaluston käyttöastetta ja tekemään sen pohjalta parempia investointipäätöksiä.

Lisäksi kalustovaraukset toimivat niin sanottuna juoksevana inventaariona. Kun tiedetään, mitä laitteita on varattu, ja että ne ovat asianmukaisesti palautuneet, voidaan päätellä, että ne myös ovat edelleen organisaation hallinnassa. Yksinkertaista, rakas Watson!

Varausjärjestelmän aktiivinen käyttö vaatii sitoutunutta henkilöstöä. Tästäkin syystä kulttuurin luominen ja johtajuus on ehdottomasti tärkeimpiä kalustonhallinnan käytäntöjä.

 

Tee vikailmoitusten tekeminen ja huoltosuunnittelu helpoksi

Käyttöomaisuus on tarkoitettu käytettäväksi. Se tarkoittaa, että sitä myös jatkuvasti rikkoutuu. Kun näin tapahtuu, on tärkeää saada tieto rikkoutuneesta laitteesta vastuuhenkilöille nopeasti, jotta mahdolliset huoltotoimet voidaan aloittaa nopeasti.

Parhaassa tapauksessa riittää, että vian huomannut skannaa laitteessa olevan tunnisteen omalla puhelimellaan ja tekee ilmoituksen. Näin rikkoutunut laite saadaan nopeasti huoltoon. Modernille kalustonhallintajärjestelmälle tämä on aivan perusvaatimus.

Myös laitteiden vaatimat säännölliset huollot tulee pystyä seuraamaan. Säännöllisiä huoltoja tai tarkastuksia vaativista laitteista pitää pystyä luomaan huoltosuunnitelmia, joiden toteutumista myös valvotaan. Etenkin lakisääteisten huoltojen tapauksessa huoltoja ei voi jäädä tekemättä.

Huoltosuunnittelmien ja vikailmoitusten tulee löytyä samasta järjestelmästä muun kalustotiedon kanssa. Näin saadaan myös huoltoihin liittyvä historiatieto käyttöön. Mikäli käytössä on useita järjestelmiä, pirstaloituu tieto eri puolille eikä sitä pysty täysimääräisesti hyödyntämään. Kun tieto huolloista on helposti saatavilla jopa mobiililaitteella, on viranomaisille helppo todistaa, että lakisääteiset huollot on laitteille asianmukaisesti tehty.

 

Hyödynnä kertyvää dataa päätöksenteossa

Kun yrityksessäsi ovat yllämainitut käytännöt hallussa, alkaa kalustosta kertyä paljon tietoa. Varaustiedot kertovat, mitä kalustoa todellisuudessa käytetään paljon. Huoltohistoria puolestaan paljastaa esimerkiksi ongelmallisia laitemalleja tai puutteita niiden käytössä. Inventaarioista näkyy esimerkiksi se, mistä tiloista kalustoa katoaa jatkuvasti. Kaikki tämä tieto kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön.

Kalustonhallinnasta saavat hyötyä eniten irti ne yritykset, jotka osaavat hyödyntää kalustosta keräämäänsä dataa päätöksenteossa. Tarkka mittaustieto kalustosta luo vahvan pohjan aiempaa paremmille päätöksille. Esimerkkinä tästä ovat huoltotiedot. Jos huomaat, että jonkin valmistajan laitteet ovat huollossa muita enemmän, ei tämän valmistajan laitteita enää jatkossa kannata hankkia.

 

Varmista, että kalusto nimetään aina samalla tavalla

Yleisin syy siihen, että huonosti toteutettu kalustonhallinta tuottaa enemmän harmaita hiuksia kuin kustannussäästöjä on kalustorekisterin sekavuus. Tähän yleensä päädytään, kun saman laitemallin laitteille on annettu toisistaan poikkeavia nimiä. Esimerkkinä vaikkapa tilanne, jossa yhdessä yrityksen osastossa auton malliksi on annettu Toyota Land Rover ja toisessa samalle autolle “Lantikka”. Jos nyt halutaan selvittää, montako Land Roveria yrityksellä on käytössä, menee homma hankalaksi.

Olipa kalustosi sitten listattuna excel-taulukkoon tai pilvipohjaiseen kalustonhallintajärjestelmään, varmista, että yhdellä laitemallilla ei ole useita eri kirjoitusasuja.

Tämäkin ongelma vältetään antamalla vastuu kalustonhallinnasta yhden tai muutaman avainhenkilön käsiin. Kun kaikki kaluston lisäykset kulkevat heidän kauttaan, laitteiden nimeäminen pysyy muuttumattomana.

 

Yhteenveto

Irtaimen omaisuuden hallinta tuo yritykselle merkittävää hyötyä parantuneena tehokkuutena ja säästettyinä euroina. Jotta nämä hyödyt eivät jää yritykseltäsi saamatta, täytyy kalustonhallintaan kiinnittää huomiota ja olla valmis investoimaan sekä aikaa että rahaa.

Moderni kalustonhallintajärjestemä on käytännössä pakollinen apuväline, jotta voit hallita kalustoasi tehokkaasti.

Kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoakin tärkeämpää kuitenkin on ymmärtää, että ilman johtajuutta ja kalustonhallintaa tukevaa yrityskulttuuria tulee yrityksesi kalustonhallinta olemaan jatkossakin täysin levällään. Siksi tärkeintä on varmistaa, että yrityksessäsi on nimetty vastuuhenkilö, jolla on motivaatiota seurata kalustonne tilaa ja hyödyntää siitä saatavaa tietoa. Hänen avullaan saatte kalustostanne täyden hyödyn irti ja säästätte rahaa.

Haluatko tietää, miten sinä voit saada yrityksesi kaluston haltuun? Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

 

Ilmainen kalustonhallinnan konsultaatio