“Kun otimme käyttöön Trailin, varausprosessin tiedonkulku rupesi toimimaan. Trail toi sujuvan varauskäytännön ja tiedon yhteen paikkaan. Lisäksi Trail auttoi varaston käyttäjiä tuntemaan varastoa ja varattavaa kalustoa.”

– Ville Venell, päällikkö, Yle Tuotanto ja Design

Kalustonhallinta osaksi tuotantojen suunnittelua

Yleisradion tuotantojen laajuus ja määrä asettaa tiukkoja vaatimuksia käytetyille tietojärjestelmille. Ylen uusiessa tuotantojen suunnittelujärjestelmäänsä, tuli myös kalustonhallintajärjestelmän modernisointi ajankohtaiseksi. Tarkoitus oli, että tuotantojen suunnittelujärjestelmällä olisi hallittu myös tuotantoihin liittyviä kalustovarauksia. Hankitussa suunnittelujärjestelmässä olikin sisäänrakennettu kalustonhallinta, mutta vertailu Trailiin sai Yleisradion kääntymään Trailin kannalle.

“Kun tutustuimme Trailiin saimme suunnittelujärjestelmälle kirittäjän, joka asetti suunnittelujärjestelmästä saatavalle kalustonhallinnalle kovan vaatimustason. Kun suunnittelujärjestelmä ei kyennyt samaan kuin Trail, päätimme rakentaa talon sisäisen järjestelmän modulaarisesti niin että Trail toimii kaluston hallinnassa ja tuotannon suunnittelu tulee suunnittelujärjestelmästä.” kertoo Ville Venell, Yle Tuotanto ja Design -osaston päällikkö.

Ennen kalustonhallintajärjestelmä Trailin käyttöönottoa Yleisradion kalustonhallinnan käytännöt olivat kirjavia.  Ylellä oli kaksi eri varastoa, joista toisessa kalustotietoa hallittiin itse rakennetulla järjestelmällä ja toisessa paikallisilla excel-tiedostoilla. Näiden lisäksi kalustovarauksiin liittyvää tietoa oli tuotantosuunnitelmissa, ja kaluston arvoa seurattiin talousjärjestelmissä. Kokonaiskuva oli pirstaleinen ja yhtenäiselle järjestelmälle oli selkeä tarve.

Trailin käyttöönoton myötä tilanne selkiytyi ja kalustotiedon saatavuus parani merkittävästi. “Kun otimme käyttöön Trailin, varausprosessin tiedonkulku rupesi toimimaan. Trail toi sujuvan varauskäytännön ja tiedon yhteen paikkaan. Lisäksi Trail auttoi varaston käyttäjiä tuntemaan varastoa ja varattavaa kalustoa.” Venell kertoo.

Helppokäyttöisyys ja läpinäkyvyys keskeisiä etuja

Yle Tuotannon kalustopoolin päällikön Juha Rinteen mukaan Trailin käyttöönottoa on helpottanut kalustonhallintajärjeartelmän helppokäyttöisyys. “Kokemukseni Trailista on ollut erittäin positiivinen. Palvelua on erittäin helppo käyttää ja käytön omaksuu nopeasti. Koulutuksissa, joita olen pitänyt noin 450 Ylen työntekijälle, olen verrannut Trailin käyttöä verkkopankin käyttöön. Eli jos pärjää verkkopankin käytössä pärjää Trailin käytössä”

Kalustotiedon läpinäkyvyys on ollut myös suuri etu, joka on säästänyt varastotyöntekijöiltä kaluston etsimiseen käytettyä työaikaa. “Suuri helpotus on ollut se, että nyt käyttäjät itse näkevät kenellä laitteita on lainassa tai varauksessa ja voivat nyt keskenään sopia, jos kalustoa pitää vaihtaa tuotannosta toiseen. ’Kadoksissa’ olevan kaluston jäljitys on helppoa.” Rinne toteaa.

Kalusto- ja kaluston varaustieto haluttiin myös kaikkien saataville, jotta tiedonkulku olisi mahdollisimman saumatonta. “Trailin myötä päästiin haluttuun läpinäkyvyyteen. Nyt kaikki varaukset ovat kaikkien asianosaisten nähtävillä.” Rinne jatkaa.

Trailin suurimmat hyödyt:

  • Kalustotiedon läpinäkyvyys
  • Hyvä tiedonkulku
  • Kaluston käytön suunnittelu osana tuotantojen suunnittelua
  • Selkeä prosessi

Aloita tehokas kalustonhallinta jo tänään!

Soita meille 040 517 4374